Jeden Morgen derselbe Prozess: Computer einschalten und der Laptop lädt Outlook. Meine erste Tätigkeit des Tages gilt den E-Mails. Zahlreiche elektronische Briefe füllen seit gestern meinen Briefkasten. Es gibt einiges zu tun:

Einmal mehr bin ich erstaunt, wie viel Informationen mich auf diesem Weg erreichen. Mithilfe der «cc»-Funktion werde ich über Dinge informiert, welche für meine Arbeit wichtig sind, Science City thematisieren oder mich nur indirekt betreffen - und vielleicht für mich nicht relevant sind. Dennoch hat man das Bedürfnis, alles zu wissen, denn zu wissen ist wichtig. Haben Sie beispielsweise gewusst, dass «cc» für carbon copy, also Kohledurchschlag, steht?

Ich erinnere mich an John Naisbitt, der einst sagte, dass wir nach Wissen dürsten, aber in Information ertrinken. Doch was ist Wissen und was Information? Eine erste vermeintliche Hilfe zur Unterscheidung bietet Outlook: Das Programm erlaubt, mit einer Regel «cc»-Mails zu erkennen und zu markieren. Ob diese Regel aber wirklich das Wissen von der Information trennt, ist fraglich. Denn der Unterschied folgt sicherlich keiner Regel. Nur die wenigsten antworten auf «cc»-Mails, da daraus kein Auftrag oder Handlungsbedarf hervorgeht. Es widerspricht zwar unserer anerzogenen Höflichkeit, nicht zu antworten, dennoch unterlassen wir es meist. Einige löschen «cc»-Mails ungelesen. Erstaunlich, dass dabei niemand über fehlende Informationen klagt.

Mit der kleinen Schwester des «cc», dem «bcc», verhält es sich dagegen ganz anders. Ausser für Massenversände verwenden wir diese Funktion kaum. Wir spüren wohl etwas Skrupel, Dritte versteckt über eine Unterhaltung zu informieren. Dies kommt dem Horchen an Wänden und Türen gleich. Alternativ versenden wir die gesendete E-Mail in einer neuen E-Mail an die Drittperson. Dies kommt zwar dem Tuscheln unter Primarschülern gleich, scheint uns aber zulässig zu sein.

Während ich in meinem Morgenritual die eine E-Mail beantworte, versende ich daraus resultierende Anfragen in weiteren Mails an andere Personen, formuliere Ideen an das Team, leite Post weiter. Die E-Mail wird zu meiner Gedankenstütze. Ich ertappe mich dabei, wie ich an mich selber Mails versende, um mich daran zu erinnern, gewisse E-Mails zu versenden. Die Inbox wird zur Aufgaben- und Pendenzenliste, die es abzuarbeiten gilt. Erst wenn die Inbox leer ist, haben wir das Gefühl, die Arbeit getan zu haben - für heute.

Dabei geht es nach Ladenschluss munter weiter. Mittlerweile bearbeiten wir E-Mails auch auf dem Handy: Es ist schliesslich wichtig, nichts zu verpassen, jederzeit, überall – alles zu wissen. Der Arbeitstag verlängert sich in der Hoffnung, am nächsten Tag weniger in der Inbox vorzufinden und früher mit der eigentlichen Arbeit beginnen zu können.

Die beantworteten E-Mails lege ich im Outlook-Ordnersystem unter den Teilprojekten ab. Schliesslich finde ich sie dort am raschesten wieder. Ich kann mich sofort darüber informieren, wer was wem wann schrieb. Ob dies nun Wissen ist oder nur Information, weiss ich nicht. Outlook und meine Inbox entwickeln sich mit den Unterordnern zu meinem Ablagesystem. Darin finde ich Dokumente und Informationen schneller als im Ablagesystem auf dem Server. Die dazugehörigen Kommentare sind gleich mitgeliefert.

Beim Nachdenken über E-Mails frage ich mich, ob wir früher täglich ebenso viele Briefe verfasst und durch die Welt geschickt haben? Für viele Dinge hat man das Telefon zu Hilfe genommen. Einziges Problem: Ich kann die Antwort nicht noch einmal durchlesen, bevor ich sie versende. Zudem ist die Antwort nicht schriftlich. Ich habe keinen Beleg und kann nicht jederzeit nachschlagen, wer wem was geantwortet hat. So verbringe ich mehrere Minuten damit, den Sachverhalt und die Frage in E-Mails zu formulieren. Eigentlich könnte ich in wenigen Augenblicken die notwendige Information durch das Telefon erfahren. Was mich und mein Gegenüber natürlich Zeit kostet. Auch kann ich niemanden teilhaben, sprich zuhören lassen, da dies illegal ist und Konferenzschaltungen nicht mein Ding sind. Meine E-Mails lassen dagegen meinem Gegenüber die Option zu entscheiden, wann er die E-Mail liest und meine Frage beantwortet. Wird das Ganze dann nicht unpersönlich?

Alle E-Mails sind bearbeitet, im Ordnersystem abgelegt, der Tag kann beginnen. Gleichzeitig stellt sich aber die Gewissheit ein, dass sich aus meinen E-Mails wieder E-Mails ergeben werden, die neue Fragen, neue Antworten und letztlich noch mehr Informationen enthalten. So weiss ich wenigstens etwas mit Sicherheit: Morgen gibt es wieder viel zu tun.

Zum Autor

In David Müllers Brust schlagen zwei Herzen: das eines Berglers und das eines Grossstadtmenschen. Aufgewachsenen ist der 32-jährige teilweise in Elm, in der Enge eines Glarner Bergtals. Für seine Ausbildung suchte er jedoch das Urbane auf. Die Kantonsschule besuchte er in Olten. Ab 1998 studierte er Betriebswirtschaft an der HSG und kam 2004 für sein Doktorat an die ETH Zürich. Er schrieb seine Dissertation zum Thema «Innovationen in der Sportindustrie», die er 2008 bei Roman Boutellier, Vizepräsident für Personal und Ressourcen, abschloss. Seit Herbst 2008 leitet der Ökonom das Projekt Science City. Daneben hat Müller auch eine militärische Karriere verfolgt. Mittlerweile ist er Kommandant einer Infanterie-Stabskompanie der Schweizer Armee. Mit Elm, den Glarner Bergen und dem Schnee ist er nach wie vor verbunden. In seiner Freizeit ist er ein begeisterter Berggänger und im Winter arbeitet Müller aushilfsweise als Ski- und Snowboardlehrer.